Guide de l'administrateur informatique : l’authentification globale de Legora

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Aperçu

Ce guide s’adresse aux administrateurs ou aux administrateurs informatiques chargés de terminer la migration vers l’authentification globale de Legora. Vous devrez effectuer ces tâches de migration dans l’ordre. Toutes les mises à jour doivent être effectuées en plus de votre configuration existante. Ne supprimez aucune URL ou paramètre existant à aucun moment de ce processus.

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Migrations

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Comment terminer la migration

Cette section vous guide à travers les mises à jour requises avant le déploiement, y compris les paramètres du fournisseur d’identité, les URL de rappel d’intégration, votre domaine dédié, les règles de pare-feu, les tests, le déploiement par les utilisateurs et les étapes de réinstallation du complément. Important Remarque : Toutes les mises à jour doivent être effectuées en plus de votre configuration existante. Ne supprimez aucune URL ou paramètre existant à aucun moment de ce processus.

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Mettez à jour votre fournisseur d’identité (SSO uniquement)

1. Legora utilise deux URL de rappel distinctes, une pour chaque protocole de connexion. Ajoutez celui qui correspond à votre protocole (ou les deux, si vous n’êtes pas sûr de celui que votre organisation utilisera) :
   • https://sso.legora.com/api/oauth/saml — utilisé uniquement pour les connexions SAML
   • https://sso.legora.com/api/oauth/oidc — utilisé uniquement pour les connexions OIDC (c’est ce qu’utilise Microsoft Entra ID)
2. Ajoutez les URL au bon endroit pour votre fournisseur :
   • Okta : Okta peut être configuré pour SAML ou OIDC. Ajoutez l’URL correspondant au protocole que vous configurez pour Legora (ajoutez les deux si vous ne savez pas lequel vous utiliserez).
   • Microsoft Entra ID : Les connexions Entra ID doivent utiliser OIDC. Ajoutez seulement l’URL de rappel OIDC aux URI de redirection dans l’enregistrement de l’application Legora. Voir Présentation de l’intégration - Authentification unique Entra ID. Legora ne prend pas en charge plusieurs enregistrements d’applications SAML dans le même locataire Microsoft Entra. Si votre organisation utilise actuellement plusieurs applications SAML dans Entra, vous devrez déplacer ces connexions vers OIDC dans le cadre de la migration.
   • Autres fournisseurs d’identité : Ajoutez l’URL de rappel correspondant au protocole de votre fournisseur (SAML ou OIDC), en suivant la documentation de votre fournisseur.
3. SAML en tant que fournisseur d’identité nécessite une étape supplémentaire : étant donné qu’un enregistrement d’application SAML est lié à l’ID d’entité du fournisseur de services, l’enregistrement d’application existant ne peut pas simplement être réutilisé pour la nouvelle plateforme.
   1. Créez un nouvel enregistrement d’application SAML dans votre fournisseur d’identité.
   2. Ajoutez les valeurs suivantes à l’enregistrement de la nouvelle application SAML dans la console d’administration de votre fournisseur d’identité :
      1. ID d’entité/URI d’audience/identifiant : https://sso.legora.com/
      2. URL ACS/authentification unique/URL de réponse : https://sso.legora.com/api/oauth/saml
   3. Gardez votre application SAML existante intacte. Il continuera à servir les connexions exactement comme il le fait aujourd’hui jusqu’à ce que vous activiez la migration en libre-service.
   4. Si vous utilisez Microsoft Entra ID et disposez de plusieurs enregistrements d’application SAML pour Legora dans le même locataire Entra, ne créez pas d’enregistrements d’application SAML supplémentaires pour la migration. Déplacez plutôt ces connexions vers OIDC.

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Portées et revendications d’OpenID Connect

Lorsque votre fournisseur d’identité vous demande de quelles étendues OpenID Connect Legora a besoin, activez :

• openid — requis pour la connexion à OpenID Connect
• profile — fournit le nom de l’utilisateur
• email — fournit l’adresse e-mail professionnelle de l’utilisateur

Legora attend une adresse e-mail après la connexion. Le prénom et le nom de famille sont recommandés. Vous n’avez pas besoin d’activer une étendue de groupe pour la connexion SSO. L’adhésion à l’organisation Legora contrôle l’accès. La synchronisation des annuaires pour les utilisateurs et les groupes est configurée séparément. Si votre fournisseur d’identité vous demande quel flux client Legora utilise, sélectionnez un client OpenID Connect basé sur des normes avec le flux de code d’autorisation. Utilisez l’URL de redirection exacte indiquée dans la configuration SSO de votre organisation.

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Mettre à jour les URL de rappel d’intégration

1. Pour chaque intégration active, ajoutez la nouvelle URL en tant qu’URI de redirection autorisé dans les paramètres d’administration de cette intégration. Conservez toutes les URL existantes en place.

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Vérifiez le domaine dédié de votre organisation

1. Depuis votre nom dans le menu, sélectionnez Paramètres > Personnes > Migration de l’authentification.
2. Vérifiez l’URL de connexion dédiée que Legora a pré-remplie pour votre organisation.
3. Si vous devez le modifier, effectuez la modification avant la migration.

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Mettre à jour les règles de pare-feu

Si votre réseau restreint le trafic vers Legora, ajoutez les domaines suivants à la liste d’autorisation. Appliquez-les au trafic entrant et sortant selon la configuration de votre réseau.

1. Depuis la page Migration de l’authentification (Paramètres > Personnes > Migration de l’authentification), ajoutez le domaine dédié de votre organisation à la liste d’autorisation. La page l’affiche comme Custom URL, par exemple https://acme.app.legora.com. C’est le seul domaine que la page affiche.
2. Ajoutez aussi ces domaines Legora à la liste d’autorisation. Ils sont les mêmes pour chaque organisation et n’apparaissent pas sur la page Migration de l’authentification :
   1. https://login.legora.com
   2. https://identity.legora.com
   3. https://token.legora.com
   4. https://sso.legora.com, si vous utilisez le SSO
   5. https://auth.legora.com
3. Conservez votre domaine d’authentification régional actuel, par exemple auth.eu.legora.com, dans la liste d’autorisation jusqu’à la fin de la migration. Pour la liste complète, voir Exigences relatives au réseau et au domaine Legora.

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Testez avant de déployer

Si vous disposez de plusieurs organisations Legora, répétez ces étapes pour tester le déploiement pour chacune d’entre elles.

1. Une fois la configuration terminée, à partir de votre nom dans le menu, sélectionnez Paramètres > Personnes > Migration de l’authentification et exécutez ces vérifications de pré-migration.
2. Sur la page Migration de l’authentification, confirmez :
   • L’URL de connexion dédiée de votre organisation est définie.
   • Pour chaque connexion SSO répertoriée, cliquez sur Run test et confirmez que l’état affiche Passed.
   • Pour chaque intégration répertoriée (iManage, SharePoint, Google Drive, le cas échéant), cliquez sur Run test et confirmez Passed.
3. Nous recommandons qu’un administrateur ou un administrateur informatique utilise la nouvelle URL de connexion dédiée avec un petit groupe de test utilisateur pour valider Workflows au quotidien avant de communiquer l’URL à l’organisation dans son ensemble. Pour ce faire :
   • L’administrateur ou l’administrateur informatique doit se connecter à l’aide de la nouvelle URL de connexion dédiée et confirmer :
     • L’URL se charge correctement.
     • La connexion s’effectue de bout en bout à l’aide de la méthode de connexion configurée, telle que SSO ou le nom d’utilisateur et le mot de passe.
     • Les intégrations fonctionnent en utilisation réelle : iManage, SharePoint et Google Drive le cas échéant.
     • Partagez l’URL avec le petit groupe afin qu’ils puissent effectuer les mêmes vérifications.

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Déployer à tous les utilisateurs

Si vous disposez de plusieurs organisations Legora, répétez ces étapes pour les déployer toutes. Terminer la migration reste indisponible tant que l’URL de connexion dédiée de votre organisation n’est pas définie et que chaque contrôle de la page Migration de l’authentification n’est pas réussi. Après Terminer la migration, la page Migration de l’authentification est retirée et Paramètres > Authentification apparaît. Vous y gérez ensuite la connexion. Voir Comment gérer l’authentification pour mon organisation ?. Avant de sélectionner Terminer la migration, dites aux utilisateurs que les compléments Word et Outlook régionaux cesseront de fonctionner et qu’ils doivent exporter l’historique Word Assistant, y compris les résultats de Playbook. Cet historique est stocké uniquement dans le complément Word et est perdu s’il n’est pas exporté. Conservez le fichier téléchargé dans un endroit sécurisé. Voir Comment déplacer votre historique Word Add-in Assistant vers le complément global. Les chats Agent et l’historique Outlook Assistant sont stockés dans Legora et sont conservés.

1. Une fois que vous sélectionnez Terminer la migration (basculement à l’échelle de l’organisation) :
   1. Informez votre organisation au préalable et effectuez la migration en dehors des heures de travail.
   2. Dites aux utilisateurs comment passer aux compléments Word et Outlook Global. Voir Réinstallez les compléments Word et Outlook.
   3. Cette opération fait basculer l’ensemble de votre organisation vers la nouvelle URL de connexion dédiée et ne peut pas être annulée. Les anciennes URL régionales continuent de fonctionner. Une personne qui en ouvre une se connecte comme d’habitude, et Legora la redirige ensuite vers votre URL de connexion dédiée. Les compléments Word et Outlook régionaux cessent de fonctionner dès que vous sélectionnez Terminer la migration. Lorsqu’une personne ouvre un complément régional, un message lui demande de passer au complément Global. Le complément Word propose encore Exporter maintenant sur ce message. L’historique qui n’est pas exporté est supprimé une fois que la personne change de complément et ne peut pas être récupéré.
   4. Partagez la nouvelle URL de connexion dédiée avec vos utilisateurs afin qu’ils y accèdent directement.
2. Suivez les instructions pertinentes pour chaque méthode de connexion :
   1. Utilisateurs SSO : Continuez à vous connecter via SSO. Le principal changement est qu’ils doivent utiliser la nouvelle URL de connexion dédiée.
   2. Utilisateurs d’e-mail, de mot de passe et d’authentification multifacteur : devront réinitialiser leur mot de passe la première fois qu’ils se connecteront après la migration. Ils recevront un e-mail de réinitialisation de mot de passe de Legora avec un objet du type Réinitialisez votre mot de passe Legora. Cet e-mail contient un code à usage unique. Les utilisateurs saisissent le code, puis définissent un nouveau mot de passe d’au moins 15 caractères. S’ils voient Lien de récupération non valide ou Impossible de réinitialiser le mot de passe., ils doivent redémarrer Mot de passe oublié ? et terminer rapidement. Pour connaître les étapes complètes de l’utilisateur, consultez Pourquoi ne puis-je pas me connecter à Legora ?.
3. Notez que la longueur minimale du mot de passe est passée de 12 à 15 caractères. Les nouveaux mots de passe doivent comporter au moins 15 caractères.

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Réinstallez les compléments Word et Outlook

Les compléments Word et Outlook Global sont destinés aux organisations qui ont terminé la migration d’authentification en sélectionnant Terminer la migration. Après Terminer la migration, faites passer les utilisateurs à ces compléments. Les compléments régionaux et Global sont des installations distinctes. Les compléments régionaux cessent de fonctionner dès que vous sélectionnez Terminer la migration. Préparez donc le déploiement des compléments Word et Outlook Global avant de sélectionner Terminer la migration.

1. Choisissez la méthode d’installation pour votre organisation :
   1. Géré de manière centralisée par le service informatique : Installez les compléments Word et Outlook Global à partir de Microsoft AppSource. Voir Outlook Add-in pour les administrateurs et Comment activer Word Add-in pour les utilisateurs de mon organisation Legora ?.
   2. Installé par l’utilisateur : Demandez aux utilisateurs d’installer les nouveaux compléments Word et Outlook Global à partir de Microsoft AppSource.
   3. ** Legora Global Outlook et Word sur site :** Réinstallez les compléments avec le manifeste Word Global et le manifeste Outlook Global.

Ce que les utilisateurs conservent dépend de l’endroit où c’est stocké.

• L’historique Word Assistant, y compris les résultats de Playbook, est stocké uniquement dans le complément Word. Les utilisateurs doivent l’exporter avant Terminer la migration. Voir Comment déplacer votre historique Word Add-in Assistant vers le complément global. Le complément Word propose encore Exporter maintenant après l’arrêt du complément régional. L’historique qui n’est pas exporté est supprimé une fois que la personne change de complément et ne peut pas être récupéré.
• Les chats Agent et l’historique Outlook Assistant sont stockés dans Legora et sont conservés.

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Accès aux applications mobiles

1. Après Terminer la migration, les utilisateurs doivent se reconnecter à l’application mobile. Sur l’écran de connexion, ils sélectionnent Global dans le menu de région au lieu de leur région précédente.

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Si vous avez des questions à tout moment, contactez votre représentant Legora. Ils peuvent :

• Fournir des fichiers manifestes pour les compléments
• Organisez une visite guidée avec votre équipe si nécessaire

Vous pouvez également contacter Legora à support@legora.com.