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Este artículo se ha traducido automáticamente.

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Descripción general

Esta guía es para Administradores o administradores de TI responsables de completar la migración al nuevo protocolo de autenticación de Legora. Deberá trabajar estas tareas de migración en orden. Todas las actualizaciones deben hacerse además de su configuración existente. No elimine ninguna URL o configuración existente en ningún momento durante este proceso.

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Migración

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Cómo completar la migración

Esta sección lo guía a través de las actualizaciones requeridas antes del lanzamiento, incluidas la configuración del proveedor de identidad, las URL de callback de integración, su dominio dedicado, las reglas de firewall, las pruebas, el lanzamiento a usuarios y los pasos de reinstalación de add-ins. Nota importante: Todas las actualizaciones deben hacerse además de su configuración existente. No elimine ninguna URL o configuración existente en ningún momento durante este proceso.

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Actualice su proveedor de identidad (solo SSO)

  1. Legora usa dos URL de callback separadas, una para cada protocolo de inicio de sesión. Agregue la que coincida con su protocolo (o ambas, si no está seguro de cuál usará su organización):
    • https://sso.legora.com/api/oauth/saml — se usa solo para conexiones SAML
    • https://sso.legora.com/api/oauth/oidc — se usa solo para conexiones OIDC (esto es lo que usa Microsoft Entra ID)
  2. Agregue las URL en el lugar correcto para su proveedor:
    • Okta: Okta se puede configurar para SAML o OIDC. Agregue la URL que coincida con el protocolo que está configurando para Legora (agregue ambas si no está seguro de cuál terminará usando).
    • Microsoft Entra ID: Las conexiones de Entra ID deben usar OIDC. Agregue la URL de callback de OIDC a los Redirect URIs en el registro de la app de Legora. Consulte Habilitar la integración de Entra ID. Legora no admite varios registros de apps SAML en el mismo tenant de Microsoft Entra. Si su organización actualmente usa varias apps SAML en Entra, deberá mover esas conexiones a OIDC como parte de la migración.
    • Otros proveedores de identidad: Agregue la URL de callback que coincida con el protocolo de su proveedor (SAML o OIDC), siguiendo la documentación de su proveedor.
  3. SAML como proveedor de identidad requiere un paso adicional: Como un registro de app SAML está vinculado al Entity ID del proveedor de servicios, el registro de app existente no se puede simplemente redirigir a la nueva plataforma.
    1. Cree un nuevo registro de app SAML en su proveedor de identidad.
    2. Agregue los siguientes valores al nuevo registro de app SAML en la consola de administración de su proveedor de identidad:
      1. Entity ID/Audience URI/Identifier: https://sso.legora.com/
      2. ACS URL/Single Sign-On/Reply URL: https://sso.legora.com/api/oauth/saml
    3. Mantenga intacta su app SAML existente. Seguirá sirviendo inicios de sesión exactamente como lo hace hoy hasta que habilite la migración de autoservicio.
    4. Si usa Microsoft Entra ID y tiene más de un registro de app SAML para Legora en el mismo tenant de Entra, no cree registros de app SAML adicionales para la migración. En su lugar, mueva estas conexiones a OIDC.
https://sso.legora.com es un host de autenticación, no un sitio web. Abrir la dirección raíz muestra 404 Not Found por diseño. Esto no significa que el SSO no esté disponible. Configure la URL completa de callback SAML u OIDC anterior y luego use Run test en la página Authentication migration.

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Alcances y claims de OpenID Connect

Cuando su proveedor de identidad pregunte qué alcances de OpenID Connect necesita Legora, habilite:
  • openid — requerido para el inicio de sesión con OpenID Connect
  • profile — proporciona el nombre del usuario
  • email — proporciona la dirección de correo laboral del usuario
Legora espera una dirección de correo electrónico después del inicio de sesión. Se recomiendan el nombre y el apellido. No necesita habilitar un alcance de grupo para el inicio de sesión SSO. La membresía de la organización de Legora controla el acceso. La sincronización de directorio para usuarios y grupos se configura por separado. Si su proveedor de identidad pregunta qué flujo de cliente usa Legora, seleccione un cliente OpenID Connect basado en estándares con el flujo Authorization Code. Use la URL de redirección exacta que se muestra en la configuración de SSO de su organización.

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Actualice las URL de callback de las integraciones

  1. Para cada integración activa, agregue la nueva URL como un redirect URI permitido en la configuración de administración de esa integración. Mantenga todas las URL existentes en su lugar.

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Revise el dominio dedicado de su organización

La página Authentication migration aparece solo después de que Legora habilita la migración de autoservicio para su organización. También debe ser un Administrador con permiso para gestionar la autenticación. Si no ve la página, contacte a su representante de Legora o a support@legora.com.
  1. Desde su nombre en el menú, seleccione Ajustes > Personas > Authentication migration.
  2. Revise la URL de inicio de sesión dedicada que Legora ha precargado para su organización.
  3. Si necesita cambiarla, haga el cambio antes de la migración.

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Actualice las reglas de firewall

  1. Incluya en la lista de permitidos los siguientes dominios en su red. Aplíquelo tanto al tráfico entrante como al saliente según corresponda a su configuración de red:
    1. El nuevo dominio dedicado de su organización es visible en Ajustes > Personas > Authentication migration
    2. https://auth.legora.com

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Pruebe antes del lanzamiento

Si tiene varias organizaciones de Legora, repita estos pasos para probar el lanzamiento en todas ellas.
  1. Una vez completada la configuración, desde su nombre en el menú, seleccione Ajustes > Personas > Authentication migration y ejecute estas verificaciones previas a la migración.
  2. En la página Authentication migration, confirme:
    • Que la URL de inicio de sesión dedicada de su organización esté configurada.
    • Para cada conexión SSO listada, haga clic en Run test y confirme que el estado muestre Passed.
    • Para cada integración listada (iManage, SharePoint, Google Drive, donde corresponda), haga clic en Run test y confirme Passed.
  3. Recomendamos que un Administrador o administrador de TI use la nueva URL de inicio de sesión dedicada con un pequeño grupo de prueba de usuarios para validar los flujos de trabajo cotidianos antes de comunicar la URL a la organización en general. Para hacerlo:
    • El Administrador o administrador de TI debe iniciar sesión con la nueva URL de inicio de sesión dedicada y confirmar:
      • Que la URL se carga correctamente.
      • Que el inicio de sesión se completa de extremo a extremo con el método de inicio de sesión configurado, como SSO o nombre de usuario y contraseña.
      • Que las integraciones funcionan en uso real: iManage, SharePoint y Google Drive donde corresponda.
      • Comparta la URL con el grupo pequeño para que puedan completar las mismas verificaciones.
Los add-ins Global de Word y Outlook funcionan solo después de que seleccione Enable. Instálelos después de Enable, cuando pueda probarlos con un grupo de prueba mientras los add-ins regionales siguen en su lugar. Consulte Reinstalar los add-ins de Word y Outlook.

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Lanzar a todos los usuarios

Si tiene varias organizaciones de Legora, repita estos pasos para el lanzamiento en todas ellas.
  1. Una vez que seleccione Enable (corte a nivel de organización):
    1. Informe a su organización de antemano y complete la migración fuera del horario laboral.
    2. Indique a los usuarios cómo pasar a los add-ins Global de Word y Outlook. Consulte Reinstalar los add-ins de Word y Outlook. Antes de que un usuario cambie de add-in, debe exportar el historial del Word Assistant y guardar el archivo descargado en un lugar seguro. Consulte Cómo mover el historial del Assistant del Word Add-in al Global Add-in.
    3. El historial del Word Assistant que no se exporte no se conserva cuando el usuario cambia de add-in. No se puede recuperar.
    4. Esto cambia toda su organización a la nueva URL de inicio de sesión dedicada y no se puede deshacer. Las URL regionales antiguas siguen funcionando. Un usuario que abre una inicia sesión como de costumbre, y Legora luego lo redirige a su URL de inicio de sesión dedicada. Los add-ins regionales de Word y Outlook también siguen funcionando durante un tiempo limitado después de Enable. Puede instalar los add-ins Global para un grupo de prueba antes que para todos los demás. Consulte Reinstalar los add-ins de Word y Outlook.
    5. Comparta la nueva URL de inicio de sesión dedicada con sus usuarios para que lleguen allí directamente.
Los chats del Agent no forman parte de esta exportación y no necesitan hacerlo. Se almacenan en Legora, por lo que se conservan a través de la migración y siguen disponibles después de que sus usuarios pasen al nuevo add-in.
  1. Siga la orientación correspondiente para cada método de inicio de sesión:
    1. Usuarios de SSO: Continúen iniciando sesión a través de SSO. El cambio principal es que deben usar la nueva URL de inicio de sesión dedicada.
    2. Usuarios de correo, contraseña y autenticación multifactor: Deberán restablecer su contraseña la primera vez que inicien sesión después de la migración. Recibirán un correo de restablecimiento de contraseña de Legora con un asunto similar a Reset your Legora password. Ese correo contiene un código de un solo uso. Los usuarios ingresan el código y luego establecen una contraseña de al menos 15 caracteres en Set a new password. Si ven Invalid recovery link o Could not reset password., deben iniciar Forgot password? de nuevo y terminarlo con prontitud. Para los pasos completos del usuario, consulte ¿Por qué no puedo iniciar sesión en Legora?.
  2. Tenga en cuenta que la longitud mínima de la contraseña cambió de 12 a 15 caracteres. Las contraseñas nuevas deben tener al menos 15 caracteres.

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Reinstalar los add-ins de Word y Outlook

Los add-ins Global de Word y Outlook son para organizaciones que completaron la migración de autenticación al seleccionar Enable. Después de Enable, mueva a los usuarios a esos add-ins. Los add-ins regionales y Global son instalaciones separadas. Ambos pueden permanecer en su lugar durante un tiempo limitado después de Enable. Use ese tiempo para instalar los add-ins Global para un grupo de prueba antes de implementarlos en toda la organización. Después de esa transición, use el Global Word add-in y el Global Outlook add-in.
  1. Elija el método de instalación para su organización:
    1. Gestionado centralmente por TI: Instale los add-ins Global de Word y Outlook desde Microsoft AppSource. Consulte Outlook add-in para administradores y ¿Cómo habilito el Word Add-in para los usuarios de mi organización de Legora?.
    2. Instalado por el usuario: Pida a los usuarios que instalen los nuevos add-ins Global de Word y Outlook desde Microsoft AppSource.
    3. Legora Global Outlook y Word on-premises: Reinstale los add-ins usando los archivos de manifiesto proporcionados por su representante de Legora.
  2. Cambiar de add-in no elimina todas las conversaciones. Lo que conserve depende de dónde se almacenó.
    • Los chats del Agent se almacenan en Legora, vinculados al proyecto y a la persona que los creó. Permanecen disponibles en la aplicación web y en ambos add-ins. Después de cambiar de add-in, seleccione el proyecto de nuevo. El add-in no recuerda el último proyecto, y los chats del Agent se muestran para el proyecto que tiene seleccionado.
    • El historial del Outlook Assistant también se almacena en Legora. Permanece disponible después de cambiar de add-in.
    • El historial del Word Assistant, incluidos los resultados de Playbook, se almacena solo en el Word Add-in. Ese historial no se conserva cuando reinstala o cambia de listado, y no se puede recuperar. Expórtelo antes de cambiar de add-in. Consulte Cómo mover el historial del Assistant del Word Add-in al Global Add-in.

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Acceso a la aplicación móvil

  1. El acceso a la aplicación móvil permanecerá sin cambios, pero es posible que vea una opción Global en el menú desplegable regional durante la migración. Los usuarios solo deberán iniciar sesión de nuevo después de la migración.
Si tiene preguntas en cualquier etapa, contacte a su representante de Legora. Puede:
  • Proporcionar archivos de manifiesto para los add-ins
  • Organizar una demostración con su equipo si es necesario
También puede contactar a Legora en support@legora.com.